VASTUULAUSEKE

Suomen Lontoon instituutin henkilötietojen suojaperiaatteet

Parannamme tietosuojaasi entisestään. Kuten tähänkin asti, yksityisyytesi säilyttäminen on meille kunnia-asia. Emme käytä tietojanne kaupallisiin tarkoituksiin emmekä luovuta niitä ulkopuolisille tahoille.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien Suomen Lontoon instituutin (myöhemmin instituutti) palveluita. 

Tässä tietosuojaselosteessa muun muassa kuvataan:

– miten instituutti käsittelee yhteistyökumppaneiden ja yksityishenkiöiden henkilötietoja.

– minkälaisia henkilötietoja instituutti voi kerätä yhteistyökumppaneista.

– mihin tarkoituksiin instituutti voi käyttää yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

– yhteistyökumppaneiden oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja.

REKISTERIN YLLÄPITÄJÄT

Anita Rockman, Suomen Lontoon instituutin säätiö, Y-tunnus 0878534-0

Edellä mainittu rekisterin ylläpitäjä hallinnoi ja ylläpitävää tässä tietosuojaselosteessa kuvattua yhteistyörekisteriä instituutin toimesta.

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT

Osoite: The Finnish Institute in London, Unit 1, 3 York way, N1C 4AE Lontoo, United Kingdom

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA TAUSTA

Rekisteriin kerätään instituutin (ts. rekisterinpitäjät yhdessä) yhteistyökumppaneiden ja yksityishenkilöiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Henkilöiden henkilötietoja käytetään etenkin yhteydenpitoon, informointiin ja markkinointiin.

Instituutin edustajat käyttävät yhdessä henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Gruppo Oy:n palvelua. Selvyyden vuoksi todetaan, että Gruppo Oy ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan kyseinen yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

REKISTERIN SISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään henkilöiden ja organisaatioden tietoja, joita katsotaan tarvittavan yhteistyösuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Henkilöiltä voidaan kerätä mm seuraavat tiedot:

– Nimi

– Puhelinnumero

– Sähköpostiosoite

– Sähköpostilla tapahtuvaa uutiskirjettä koskeva suostumus

– Osoite

Lisäksi instituutti voi tallentaa seuraavat tiedot rekisteriin:

– Organisaation tai henkilön yleistiedot koskien yhteistyötä tai sen mahdollisuuksia 

– Muita lisätietoja

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan,  kun käyttäjä muulla tavoin luovuttaa instituutille itsestään henkilötietoja.

Edellä sanotun lisäksi instituutti voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. 

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lupaa. 

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppanimme tarjoamassa Gruppo-palvelussa. Henkilötietoja saatetaan Gruppo-palvelun kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

REKISTERIN SUOJAUS

Instituutti on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan instituutin työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Lisäksi instituutin työntekijöille ja muille tietojenkäsittelijöille voi syntyä peruste käsitellä manuaalisesti rekisterin henkilötietoja, jotta instituutin palveluita ja informaatiota voidaan tarjota sidosryhmille ja sen yhteistyökumppaneille asianmukaisella tavalla. Instituutin työntekijät ja muut tietojenkäsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan yhteistyökumppaneiden ja yksityishenkilöiden henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.

TARKASTUSOIKEUS

Yksityishenkilöillä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Instituutin on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet, sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö instituutille omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, jonka voi postittaa osoitteeseen: The Finnish Institute in London, Unit 1, 3 York Way, N1C 4AE London, United Kingdom.  

TIEDON KORJAAMINEN

Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää instituuttia korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.

MUUT OIKEUDET

Instituutti  pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.Instituutti sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita.

24.5.2018 Lontoossa

Teksti ja kuvat

Sivuston teksteistä ja kuvista vastaa Suomen Lontoon Instituutti. Tekstien sisällön huolellinen tarkastus ei kohdistu ulkoisiin internet-linkityksiin, vaan linkitettyjen tekstien sisällöstä ja ajankohtaisuudesta on ainoastaan asianomainen taho vastuussa.

Sisältöjen päivityksestä vastaavat: Pauliina Ståhlberg pauliina.stahlberg@fininst.uk, ja Jaakko Nousiainen jaakko.nousiainen@fininst.uk.

Kuvat: Yksittäisten kuvien tekijänoikeudet on mainittu kullakin sivulla kuvan yhteydessä.

Sivuston konsepti, design ja toteutus: Tommi Jäkkö / Mediapool